Customer Care Agent – Sales & Service Quoting and Order Entry (m/w/d)

Als Customer Care Agent (m/w/d) bearbeiten Sie Kundenanfragen aus Vertrieb und Service zuverlässig und präzise. Dazu gehören insbesondere die Erstellung von Angeboten, die Erfassung von Aufträgen sowie die Bearbeitung von Auftragsänderungen entsprechend den geltenden Standardarbeitsanweisungen (SOPs). Mit Ihrer sorgfältigen Arbeitsweise tragen Sie zu einer positiven Kundenerfahrung, korrekten Preisen und Aufträgen sowie zur Einhaltung interner Vorgaben bei.

Angebotserstellung für Vertrieb und Service

• Erstellung korrekter Vertriebs- und Serviceangebote auf Grundlage der Kundenanforderungen, Preisregeln und freigegebenen Leistungen
• Anwendung von Rabatten, Aktionen und Preisanpassungen gemäß den geltenden SOPs und Freigaberichtlinien
• Verständliche Erläuterung von Angeboten, Preisen und Konditionen gegenüber Kunden
• Sicherstellung einer vollständigen, regelkonformen und nachvollziehbaren Dokumentation aller Angebote

Auftragserfassung und Auftragsmanagement

• Korrekte Erfassung von Kundenaufträgen im ERP-System
• Prüfung aller Auftragsdaten, insbesondere Produkte, Dienstleistungen, Preise, Rechnungs- und Versandinformationen sowie Kundendaten
• Bearbeitung von Auftragsänderungen, Ergänzungen, Stornierungen sowie Upgrades und Downgrades gemäß den geltenden SOPs
• Auslösung von Bestellungen für Fertigwaren bei den jeweiligen Produktionsstandorten
• Enge Abstimmung mit Operations und Planung

Kundenkommunikation und Support

• Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail, Chat und über weitere unterstützte Kommunikationskanäle
• Klare, professionelle und kundenorientierte Kommunikation
• Klärung grundlegender Fragen zu Angeboten und Aufträgen sowie Weiterleitung komplexer Vorgänge an die zuständigen Stellen

Qualität und Einhaltung von Prozessen

• Konsequente Anwendung der festgelegten SOPs für Angebotserstellung, Auftragserfassung, Freigaben und Dokumentation
• Einhaltung von Preisvorgaben, Datenschutzbestimmungen und internen Kontrollmechanismen
• Erkennen und Melden von Prozesslücken, Fehlern und Verbesserungspotenzialen an die zuständige SOP-Teamleitung
• Hohe Genauigkeit zur Vermeidung von Nacharbeit, Eskalationen und Kundenreklamationen

Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung

• Enge Zusammenarbeit mit Customer Care Operations, Planung, Operations, Logistik und Finance
• Teilnahme an Schulungen, Coachings und Prozessupdates
• Feedback zur Praxistauglichkeit der SOPs und zu deren Auswirkungen auf Kunden
• Mitwirkung an Prozessverbesserungen zur Reduzierung von Fehlern und Steigerung der Effizienz

• Abgeschlossene Schul- oder Berufsausbildung; ein Hochschulabschluss ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Mindestens ein bis drei Jahre Berufserfahrung im Customer Care, Vertriebsinnendienst oder Auftragsmanagement
• Praktische Erfahrung in der Erstellung von Vertriebs- oder Serviceangeboten sowie in der Auftragserfassung
• Ausgeprägte Sorgfalt und Genauigkeit
• Kundenorientierte Arbeitsweise und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, strukturierte Prozesse und SOPs konsequent anzuwenden
• Grundverständnis von Vertriebs-, Preisgestaltungs- und Order-to-Cash-Prozessen
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld gleichzeitig zu bearbeiten
• Erfahrung mit CRM- und Auftragsmanagementsystemen, beispielsweise Salesforce, Microsoft Dynamics NAV (Navision) oder vergleichbaren Lösungen

Von Vorteil

• Erfahrung in einem kundenorientierten Umfeld mit hohem Vorgangsvolumen oder komplexen Prozessen
• Kenntnisse von Rabattfreigabeprozessen und Preisregeln
• Erfahrung in einem regulierten oder stark richtliniengeprägten Arbeitsumfeld